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COVID-19 - possibili alternative per la gestione delle ispezioni in periodi di emergenza

COVID-19 - possibili alternative per la gestione delle ispezioni in periodi di emergenza

È iniziata la discussione e il confronto su quali sono le possibili alternative percorribili per poter continuare ad erogare i servizi di ispezione e certificazione nel settore agroalimentare.

Una discussione partita nel momento in cui il nostro Paese ha cominciato ad adottare le misure che via via limitano tutt’ora gli spostamenti delle persone, inizialmente solo per alcune zone ristrette, poi estese a tutto il territorio nazionale, ma senza sospendere l’attività del settore agroalimentare e quindi i servizi ad essa collegati, fra cui l’attività di controllo e certificazione.

Cosa dicono le Linee guida IAF

In via preliminare va evidenziato che gli Organismi di Certificazione (CABs) – come anche gli Enti di Accreditamento (ABs)– ed in particolare quelli che operano anche al di fuori del territorio dell’Unione Europea hanno da tempo la possibilità di sviluppare ed applicare strumenti per la gestione dei propri piani di sorveglianza e mettere in atto appropriate alternative e metodiche di breve termine per la valutazione della conformità quando si verificano eventi straordinari, quali ad esempio guerre, terremoti, ribellioni, pandemie ed altri disastri naturali o causati dall’uomo. Questi strumenti (procedure, linee guida, etc) trovano il loro riferimento principale nella documento informativo dell’International Accreditation Forum IAF ID 3:2011 “Informative Document for Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations” (qui PDF). Lo stesso IAF, alla luce dell’evolversi della pandemia, ha recentemente divulgato (21 febbraio 2020) una proposta di adeguamento del suddetto documento “Proposed guidelines to mitigate the impact of COVID-19 epidemic on certification and accreditation bodies (based on IAF ID3-2011)” (qui PDF).

Lo IAF ID 3:2011 indica in estrema sintesi, sulla base di una valutazione dei rischio connesso ad ogni singola organizzazione e nell’ambito della certificazione dei sistemi di gestione, la possibilità di poter posticipare di sei mesi gli audit pianificati e di poter garantire l’estensione dei certificati di sei mesi.

Interessante anche il successivo documento di IAF del 21 febbraio 2020 che, tra le altre considerazioni, rileva: “Given the volumes of certifications concerned, in some cases, it will not always be feasible to address the current situation for each individual organization and a wider approach (e.g. for a given country or industry sector) needs to be considered. In conclusion, not all the guidelines contained in IAF ID3 would be appropriate to be systematically applied in this particular case”, di fatto semplificando l’applicazione dello IAF ID 3:2011.

In tale documento si fa inoltre esplicito riferimento anche alla possibilità per i CABS e gli ABs di: “investigate the use of remote audit techniques (see the current versions of ISO 19011 and IAF MD 4) to perform at least partial audits, where possible”.

L’ulteriore documento sopra citato IAF MD 4:2018 “Mandatory Document for the Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes” (qui PDF) è un documento di tipo “mandatory”, cioè obbligatorio e vincolante. In altri termini “The use of ICT is not mandatory and may be used for other types of conformity assessment activities, but if used as part of the audit/assessment methodology, it is mandatory to conform to this document.“ In questo modo si apre un altro orizzonte, verosimilmente nuovo almeno a livello nazionale per la certificazione di prodotto in ambito regolamentato, cioè quella di effettuare audit completi da remoto, e questa potrebbe essere una delle opportunità da raccogliere per portare un po’ di aria nuova in un settore oggi troppo soffocato dalla burocrazia.

Un altro documento interessante da tenere in considerazione è lo IAF ID 12: 2015 “Principles on Remote Assessment” (qui PDF): anche se indirizzato all’attività di valutazione che gli ABs svolgono sui CABs, può sicuramente contenere spunti interessanti per lo sviluppo di metodiche di ispezione in remoto.

Da ultimo, sempre in campo IAF, va richiamato il link alle FAQ sul COVID-19 https://iaffaq.com/ dove si trova conferma del fatto che i contenuti dello IAF ID 3:2011 siano da tenere come riferimento anche per la certificazione di prodotto e non solo per la certificazione dei sistemi di gestione.

Cosa dice Accredia

Alla luce delle limitazioni agli spostamenti disposte dal nostro Governo e dalle varie Regioni, anche l’Ente Nazionale di Accreditamento ACCREDIA a partire dal 25 febbraio, ha fornito numerose indicazioni ai CABs, tra le quali sin da subito anche quella di riferirsi al documento IAF ID 3:2011, e successivamente anche di attenersi al documento vincolante IAF MD 4:2018 nel caso si intendano condurre audit in remoto tramite utilizzo di ICT. Il tutto sempre e comunque nel rispetto dei vincoli imposti dagli “scheme owner”, quali ad esempio la nostra Autorità competente nel campo degli schemi regolamentati BIO-DOP-IGP-STG e VINI, o sempre ad esempio ma per settori non regolamentati Natrue per il cosmetico, Textile Exchange e Global Standard per il settore tessile, Food Plus per GlobalGAP e via dicendo.

Cosa dice il MiPAAF

Entrando nel merito di un settore regolamentato quale quello del BIO, la ns. Autorità competente è intervenuta fino ad oggi (NDR: 6 aprile quando scriviamo queste note), con due circolari: la n. 3662 del 6 marzo (qui PDF) e la n. 3846 del 10 marzo (qui PDF).

Con la prima circolare, su sollecitazione dell’associazione nazionale degli organismi di certificazione del biologico – ASSOCERTBIO – all’indomani dell’individuazione delle prime “zone rosse”, è stato indicato, con valenza anche per i settori DOP e IGP, che le visite programmate presso gli operatori ricadenti in quelle zone fossero rinviate per tutta la durata del periodo emergenziale e che i certificati di idoneità (di ingresso o per singole partite ove previsti) potessero essere rilasciati sulla base di una verifica documentale cui far seguire una verifica aggiuntiva (non specificando se on-site) al termine del medesimo periodo; contestualmente si indicava ai CABs i dotarsi di procedure in linea con i criteri della citata IAF ID 3:2011 e di informare sia il Ministero che ACCREDIA in merito alle aziende interessate all’emissione dei certificati “in deroga” (quotidianamente via posta elettronica tutti i giorni entro le 15.00).

Con la seconda circolare, prendendo atto del DPCM del 9 marzo, si estendevano tali procedure a tutto il territorio nazionale.

Cosa dice Assocertbio

Nel frattempo ASSOCERTBIO avvia una serie di consultazioni interne e risponde quindi alle sollecitazioni giunte da ACCREDIA prima e dal Ministero poi, adottando il 13 marzo uno specifico documento in linea ai contenuti dello IAF ID 3:2011 e alle indicazioni ministeriali: “Linea Guida degli Organismi di Certificazione per la gestione dell’emergenza sanitaria da Covid-19 in merito allo svolgimento delle verifiche per il controllo della conformità al Reg. CE n. 834/07” (qui PDF). Tale documento è oggi applicato dagli organismi dell’Associazione al fine di garantire uniformità di approcci e trattamento degli operatori in questa fase emergenziale. 

Cosa dice la Commissione UE

Rimanendo nel campo del biologico, l’ultima voce in ordine temporale è stata quella della Commissione Europea, che ha diramato due prime comunicazioni, una agli Stati Membri il 20 marzo ed una ai CABs il 30 marzo (qui PDF entrambe).

Con la prima, si informavano gli Stati Membri che, dopo aver ricevuto numerosi messaggi e proposte di soluzioni concrete per la gestione emergenziale, la Commissione stessa stava esaminando le basi giuridiche al fine di valutare specifiche deroghe ai requisiti della regolamentazione comunitaria per il biologico, tra le altre al fine di:

  • posticipare le verifiche ispettive in loco;
  • consentire l’emissione dei certificati di conformità a seguito di verifiche documentali e di una analisi del rischio, sulla base di una procedura adottata dai CABs predisposta seguendo le indicazioni ricevute dagli ABs;
  • derogare all’utilizzo della copia cartacea per i certificati di ispezione per l’importazione (COI) gestiti su TRACES, consentendone eventualmente l’invio in tempi successivi, appena le condizioni lo consentano;
  • mantenere l’obbligo dei controlli supplementari per le spedizioni dai Paesi a rischio (segnatamente Cina, Russia, Kazakistan, Moldavia e Ucraina) solo se fattibili, tenendo conto della situazione di crisi in ciascun paese terzo. Lo stesso viene proposto per il controllo fisico e per il campionamento che devono essere effettuati dalle autorità doganali degli Stati membri ove vengono presentate le partite ai fini dell’ingresso nei territori dell’Unione Europea.

Con la seconda, indirizzata in modo specifico ai CABs, la Commissione ha preso atto delle difficoltà connesse alla gestione delle copie cartacee dei COI, e ha consentito per primo un periodo transitorio che scadrà il 31 maggio l’emissione dei certificati da parte dei CABs e la successiva validazione da parte delle Autorità degli Stati membri, completamente su TRACES, senza la necessità della presentazione alle Dogane delle copie cartacee di detti documenti.

In conclusione

Da tutto quanto sopra emerge una situazione molto fluida, complessa ed articolata, ed in continuo divenire. Si nota la volontà ferma e precisa di consentire lo svolgimento delle attività delle imprese del settore agroalimentare nonostante alcune maggiori semplificazioni, evitando burocrazie inutili, siano ancora auspicabili.