La Gestione delle Non Conformità per Textile Exchange
Autore: Costanza Marri - Responsabile di schema Ufficio controllo e certificazione di Prodotto CCPB
La corretta gestione delle non conformità (NC) è un elemento fondamentale per tutti gli schemi di certificazione. Textile Exchange ha recentemente fornito alcuni chiarimenti per garantire una classificazione coerente e una gestione uniforme a livello globale per tutti i suoi standard (GRS, RCS, OCS, RAF, RDS).
Le non conformità possono essere rilevate durante gli audit (iniziali, di rinnovo, di trasferimento o aggiuntivi) oppure al di fuori del processo di audit, ad esempio durante il processamento dei Certificati di Transazione (TC) o a seguito di reclami.
La Classificazione adottata da Textile Exchange prevede diversi gradi di non conformità.
Le non conformità Critiche possono derivare da:
- Frode intenzionale (ad esempio alterazione deliberata delle registrazione, dei certificati, dei TC e/o delle etichette);
- Pratiche inaccettabili come lavoro minorile o forzato (rif. CCS-102 D5).
- Mancata conformità a requisiti “critici” negli standard con criteri sul benessere animale (es. RDS, RAF);
In caso di non conformità critica, il certificato non può essere emesso o deve essere sospeso immediatamente (entro 5 giorni dalla data del rilievo). L’ente di certificazione deve in
informare immediatamente Textile Exchange.
In caso di audit iniziale, l’azienda ha tempo 60 giorni per risolvere una NC critica, trascorsi 60 giorni dall’audit, la certificazione è negata. Negli altri casi certificato resta sospeso fino alla chiusura della NC, per un massimo di 180 giorni, al termine dei quali il certificato viene ritirato.
Le non conformità Maggiori sono definite come una mancanza sistemica o fondamentale nel soddisfare i requisiti principali dello standard, ovvero durano per un periodo prolungato di tempo, sono ripetute o sistematiche, coinvolgono un’area vasta, incidono sull’integrità del prodotto o dello standard o non sono corrette adeguatamente se identificate.
Le tempistiche previste per la chiusura sono 60 giorni dall’audit in caso di audit iniziale, 30 giorni in caso di rinnovo. Se vengono superati i 30 giorni, il certificato deve essere sospeso.
In caso di 5 o più NC maggiori aperte contemporaneamente, il certificato deve essere sospeso immediatamente.
Le non conformità Minori sono definite come mancanze temporanee, non sistemiche e su scala limitata. L’azienda ha tempo 60 giorni per la risoluzione. In caso di superamento dei 60 giorni, le non conformità vengono elevate a non conformità maggiori e devono essere chiuse entro 30 giorni, con sospensione del certificato in caso di superamento dei termini.
Per gli audit iniziali basati sul CCS (Content Claim Standard, che è la base comune degli standard TE), qualunque non conformità relativa al bilancio di massa (volume reconciliation) impedisce l’approvazione delle eventuali lavorazioni di materiale svolte prima dell’emissione del certificato, anche se la non conformità è minore.
Textile Exchange indica anche quando una non conformità può essere valutata chiusa, essenzialmente le condizioni sono 2:
- La non conformità deve essere effettivamente rimossa (in questo caso si può parlare di trattamento della non conformità);
- Devono essere adottate azioni per prevenirne la ricorrenza (ovvero azioni correttive vere e proprie che rimuovono la causa della non conformità).
Devono essere previste modalità formali ed efficaci per valutare l’adeguatezza delle azioni correttive e verificare la chiusura delle non conformità; a tal fine gli enti di certificazione sono tenuti a richiedere alle organizzazioni certificate un piano d’azione correttivo scritto accompagnato da evidenze documentali e a eseguire verifiche documentali e/o audit aggiuntivi.
Textile Exchange ha infine evidenziato che gli errori più frequenti nella gestione delle NC da parte delle aziende e degli organismi sono legati ad una classificazione errata della NC (es. trattare una lacuna sistemica come “minore”) e/o alla mancata indicazione del requisito specifico dello standard e/o ad azioni correttive inadeguate o non verificate e/o a tempistiche applicate in modo scorretto.
